Laatimispäivä: 24.03.2026
Päivitetty: 21.04.2026
1. Rekisterinpitäjä
OddOneOut ry
Kotipaikka: Mikkeli
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Yhdistyksen hallitus
Sähköposti: hallitus@oddoneoutry.fi
3. Rekisterin nimi
OddOneOut ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen toiminnan toteuttamiseksi. Käsittelyn tarkoituksia ovat:
- jäsenyyden hallinta ja ylläpito
- jäsenviestintä (tiedotteet, kokouskutsut)
- tapahtumien järjestäminen
- jäsenmaksujen hallinta
- yhteydenottoihin vastaaminen
- verkkosivujen käytön analysointi ja kehittäminen
Käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, sopimukseen (jäsenyys) sekä yhdistyksen oikeutettuun etuun ylläpitää ja kehittää toimintaansa.
5. Rekisterin tietosisältö
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- osoitetiedot (tarvittaessa)
- jäsenyyttä koskevat tiedot
- maksutiedot
- tapahtumiin osallistuminen
- muut käyttäjän itse antamat tiedot
- verkkosivujen käyttöä koskevat tiedot (esim. IP-osoite, selaintiedot, sivukäynnit)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi liittymislomakkeella, sähköpostitse, verkkosivujen käytön yhteydessä tai tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä.
7. Tietojen luovutus ja siirto
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman suostumusta, paitsi:
- viranomaisille lain niin vaatiessa
- palveluntarjoajille (esim. sähköposti-, pilvi- ja analytiikkapalvelut kuten Google Analytics)
Google Analytics -palvelun yhteydessä tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin siirrossa noudatetaan asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista:
- jäsenyyden ajan
- enintään 2 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen
- kirjanpitotiedot lain edellyttämän ajan
- analytiikkatiedot anonymisoituina tai palveluntarjoajan määrittämän ajan
9. Evästeet ja analytiikka
Verkkosivustolla käytetään evästeitä (cookies) käyttökokemuksen parantamiseksi ja kävijäliikenteen analysoimiseksi.
Sivustolla käytetään Google Analytics -analytiikkatyökalua, joka kerää tietoa verkkosivujen käytöstä, kuten:
- IP-osoite (anonymisoituna)
- vierailun kesto ja ajankohta
- vieraillut sivut
- käytetty selain ja laite
Tietoja käytetään ainoastaan sivuston kehittämiseen ja käytön analysointiin. Google Analytics -seuranta aktivoidaan vain käyttäjän antamalla suostumuksella.
Käyttäjä voi estää evästeiden käytön selaimen asetuksista tai evästeilmoituksen kautta.
10. Sähköposti ja yhteydenotot
Yhdistykselle lähetetyt sähköpostit ja muut viestit voivat sisältää henkilötietoja. Näitä tietoja käytetään ainoastaan yhteydenottojen käsittelyyn ja niihin vastaamiseen.
Viestejä voidaan säilyttää kohtuullisen ajan yhdistyksen toiminnan dokumentoimiseksi.
11. Rekisterin suojaus
Henkilötiedot suojataan asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin keinoin:
- pääsy tietoihin on rajattu
- järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin
- aineistoja käsitellään luottamuksellisesti
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- vaatia virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista lain sallimissa rajoissa
- rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä
- peruuttaa suostumus (esim. evästeet)
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
13. Tietosuojaselosteen muutokset
OddOneOut ry voi päivittää tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta tarvittaessa. Muutoksista tiedotetaan yhdistyksen viestintäkanavissa.